Wat regel je als iemand is overleden?
Laat het overlijden eerst door een arts vaststellen. Zoek vervolgens de uitvaartpolis op en meld het overlijden bij de verzekeraar. Vraag wat de polis vergoedt voordat je de uitvaart vastlegt. Regel daarna de aangifte bij de gemeente, vaak samen met de uitvaartverzorger. De administratie van bank, woning en contracten komt later. Je hoeft niet alles op de eerste dag af te handelen.
Schrijf op wie welke taak oppakt. Eén contactpersoon voor de uitvaart, één voor papieren en geldzaken en één voor het informeren van familie voorkomt dubbele telefoontjes. Bewaar namen, telefoonnummers, polisgegevens en afspraken op één plek, zonder wachtwoorden of bankpassen van de overledene te gebruiken.
Direct na het overlijden: arts, naasten en verzekeraar
Laat een arts komen
Bij een verwacht overlijden thuis bel je de huisarts of buiten openingstijden de huisartsenpost. In een ziekenhuis, hospice of zorginstelling waarschuw je het personeel. Is onduidelijk of iemand nog leeft of is er een acute noodsituatie, bel dan 112. De arts beoordeelt het overlijden en verzorgt de medische verklaringen die voor de verdere afhandeling nodig zijn. Bij twijfel over een natuurlijke dood kunnen andere stappen volgen. Lees wat de schouwarts doet en vraag de arts wanneer verzorging en vervoer mogelijk zijn.
Informeer de mensen die direct betrokken zijn
Neem contact op met naaste familie en spreek af wie bereikbaar is voor de arts en de uitvaartverzorger. Zoek de wensen van de overledene: een uitvaartwensenlijst, een bestaande polis en eventuele afspraken met een uitvaartondernemer. Maak een eerste lijst van wie later bericht moet krijgen. Een rouwkaart hoeft niet te worden verstuurd voordat datum en locatie vaststaan.
Bel eerst de uitvaartverzekeraar, daarna de uitvaartverzorger
Heb je de polis gevonden, meld het overlijden dan bij de verzekeraar. Vraag welke uitvaartverzorger je kunt kiezen, wat verzekerd is en welke kosten voor de familie blijven. Heb je de polis nog niet gevonden, zoek dan verder in de administratie en bankafschriften en vertel de uitvaartverzorger dat de dekking nog onbekend is. Een uitvaartverzorger kan vervolgens helpen met vervoer, verzorging, aangifte bij de gemeente en de planning. Vraag wat deze persoon regelt, wie de opdrachtgever is en wie de uitvaartnota ontvangt.
Aangifte bij de gemeente en de juiste documenten
Van een overlijden in Nederland moet aangifte worden gedaan bij de gemeente waar de persoon is overleden. Vaak doet de uitvaartverzorger dit namens de familie; je kunt het ook zelf doen. De gemeente maakt de akte van overlijden op en geeft, als aan de voorwaarden is voldaan, verlof voor begraven of cremeren. De artsenverklaring, de akte en het verlof zijn verschillende documenten.
Vraag een of meer afschriften van de akte van overlijden als organisaties daarom vragen. Vraag eerst hoeveel officiële exemplaren werkelijk nodig zijn: soms volstaat een kopie of kan een organisatie de gegevens langs een andere weg controleren. Bewaar de documenten voor verzekeraars, de bank en de verdere nalatenschap.
De uitvaart vindt in beginsel niet eerder dan 36 uur en niet later dan zes werkdagen na het overlijden plaats. Voor afwijken van de termijn gelden aparte toestemmingen. Reserveer daarom een begrafenis of crematie pas definitief nadat de noodzakelijke verklaringen en beschikbaarheid zijn afgestemd. Bij overlijden in het buitenland volgt een andere route met de plaatselijke autoriteiten en mogelijk repatriëring.
De persoonlijke checklist van de Rijksoverheid helpt om aanvullende stappen voor jouw situatie te controleren.
Eerst de verzekeraar, dan de uitvaart
Controleer eerst de polis en de afspraken met de verzekeraar. Bespreek vervolgens of de overledene wilde worden begraven of gecremeerd. Bepaal daarna het budget, de gewenste locatie, het aantal aanwezigen en de vorm van het afscheid. Een begrafenis vraagt bijvoorbeeld om afspraken over een graf en grafrecht; bij een crematie komt de keuze voor de asbestemming later aan bod. Vraag een gespecificeerde kostenraming voordat je meerwerk vastlegt.
Controleer de polis vóór je de uitvaart vastlegt
Zoek in de administratie, bankafschriften en e-mail naar polisgegevens. Komt er geen polis boven water, gebruik dan het stappenplan voor oude uitvaartpolissen terugvinden. Vraag de verzekeraar welke stukken nodig zijn, wie de begunstigde is, welke diensten zijn verzekerd en of de uitvaartverzorger rechtstreeks kan declareren.
Ga er niet van uit dat elke rekening automatisch wordt vergoed. Een natura polis, geldverzekering of combinatiepolis kan andere afspraken hebben over diensten, keuze van een uitvaartverzorger en extra wensen. Controleer vooraf wat gedekt is en welke kosten voor de familie blijven. Bij het vergelijken van de beste uitvaartverzekering voor je eigen situatie is dit een belangrijke vraag om vast te leggen.
Maak het afscheid persoonlijk, maar houd de planning haalbaar
Kies muziek, sprekers en foto’s voor de afscheidsplechtigheid. Laat één persoon de praktische bevestigingen verzamelen: datum, tijd, plaats, vervoer, drukwerk en contact met de locatie. Neem de wensen van de overledene als uitgangspunt en vraag familieleden om hulp bij concrete taken, zoals een toespraak of de ontvangst van gasten.
Na de uitvaart: geld, woning en lopende contracten
Maak na de uitvaart een lijst van banken, verzekeraars, werkgever of uitkeringsinstantie, pensioenuitvoerders, verhuurder of hypotheekverstrekker, energie, telecom, abonnementen en verenigingen. Niet elke instantie hoeft een aparte melding: sommige krijgen bericht via de overheidsregistratie. Controleer wel of een contract of uitbetaling daadwerkelijk is aangepast. Vraag per organisatie wat zij nodig heeft en noteer de datum van het contact.
Bankrekening en betalingen
Neem contact op met de bank. Wat met een rekening gebeurt, hangt af van het soort rekening, de tenaamstelling en de bankvoorwaarden. De bank kan de rekening van de overledene blokkeren of om documenten vragen voordat iemand namens de nalatenschap betalingen kan doen. Gebruik niet op eigen initiatief de betaalpas of online toegang van de overledene. Bespreek hoe dringende uitvaartkosten en vaste lasten worden betaald.
Woning en verzekeringen
Woont er nog iemand in de woning, zeg dan niet meteen de huur, hypotheek, energie of inboedelverzekering op. Controleer eerst wie er blijft wonen, wie bevoegd is te handelen en welke dekking door moet lopen. Laat de woning goed afsluiten, zorg voor post en huisdieren en maak zo nodig foto’s van kostbare spullen. Dat is praktisch, maar verandert niets aan de rechten van erfgenamen.
Pensioen, uitkeringen en toeslagen
Een partner of kind kan in bepaalde situaties recht hebben op een nabestaandenpensioen, een Anw-uitkering of een overlijdensuitkering. Dat hangt af van de regeling en de persoonlijke situatie. Controleer brieven van pensioenuitvoerders en uitkeringsinstanties en vraag naar aanvraagstappen en termijnen. Ga niet uit van doorbetaling van een uitkering of toeslag zonder bevestiging.
Nalatenschap en digitale zaken rustig afwikkelen
Zoek uit of er een testament is en wie bevoegd is om de nalatenschap af te handelen. Een notaris kan nagaan of een testament is geregistreerd en uitleggen of een verklaring van erfrecht nodig is. Ga zorgvuldig om met schulden: voor erfgenamen kan het aanvaarden of verwerpen van de erfenis gevolgen hebben. Verdeel bezittingen en betaal betwiste schulden niet voordat duidelijk is wie mag beslissen.
Verzamel aangiften, jaaropgaven, schulden, polissen en uitvaartnota’s voor de belastingzaken. De termijn voor erfbelasting hangt af van het jaar van overlijden en de brief van de Belastingdienst; neem daarom geen oude termijn uit een willekeurige checklist over. Noteer de inleverdatum uit de ontvangen brief. Hetzelfde geldt voor de laatste aangifte inkomstenbelasting.
Digitale abonnementen, cloudopslag en sociale media vragen per aanbieder om een eigen procedure. Zoek eerst foto’s en bestanden die nabestaanden willen bewaren. Vraag daarna naar verwijderen of omzetten naar een herdenkingsprofiel. Een wachtwoord in bezit hebben betekent niet automatisch dat je zonder toestemming toegang mag nemen.
Een werkbare volgorde voor familieleden
- Vandaag: arts, naasten, polis zoeken, verzekeraar bellen en daarna de uitvaartverzorger.
- Voor de uitvaart: aangifte, dekking bevestigen, begroting en definitieve planning.
- In de weken daarna: bank, woning, contracten, werk, pensioen en uitkeringen.
- Daarna: nalatenschap, belastingen en digitale administratie.
Bewaar één overzicht met openstaande acties, contactpersonen en documenten. Zo kan iemand anders het overnemen als je tijd nodig hebt om te rouwen. Een checklist is een hulpmiddel voor het gesprek met de betrokken organisaties; je hoeft niet elke stap alleen te doen.